Аренда офиса является, как правило, завершающей стадией организации любого бизнеса. Опытные самарские предприниматели выбирают помещения в соответствии со своими нуждами, а вот новички нередко становятся жертвами стереотипов. Начитавшись в интернете разных статей на эту тему, они приходят к выводу, что «офис — лицо фирмы», что по нему «формируется первое впечатление клиентов о компании» и т. д. Поэтому начинающие бизнесмены часто тратят последние деньги на то, чтобы снять помещение, а в итоге выясняется, что офис в общем-то им был не нужен.
Функции офиса:
Чтобы понять, зачем вообще нужен офис, следует определить его основные функции:
- организация рабочего пространства для персонала компании,
- способ контроля за рабочим процессом, проведение круглых столов, совещаний и пр.,
- способ организации взаимосвязи с клиентами и партнерами,
- юридический адрес компании.
Теперь давайте разберёмся, насколько успех вашего бизнеса зависит от этих условий. Организовывать рабочее пространство, равно как и постоянное место встречи с клиентами, имеет смысл только крупным компаниям. Если же ваш бизнес устроен по принципу рассеянной мануфактуры (персонал работает на дому, а вы выполняете функцию контроля), то в случае необходимости (например, экстренное совещание) всегда можно воспользоваться услугой «аренда офиса на час».
Сложнее дело обстоит с юридическим адресом фирмы. Без него вы не сможете завести собственное дело. Но как же быть, если денег на аренду офиса нет, а стать бизнесменом очень хочется? В этом случае некоторые предприниматели идут на хитрости. В частности, заключают договор аренды на какой-то «технический» адрес и вносят за него ежемесячно символическую плату. В чем опасность такого рода сделок? Во-первых, к вам всегда могут нагрянуть с проверкой представители налоговой службы или какого-либо другого государственного органа. И если они обнаружат, что юридический и фактический адреса фирмы не совпадают, то потребуют от вас изменить адрес в Уставе компании, а это повлечет за собой новые расходы.
Хорошей альтернативой в такой ситуации может стать «виртуальный» офис. В этом случае весь персонал компании будет взаимодействовать только через интернет. При этом вы сможете получить и юридический адрес для своей фирмы, и виртуальный телефонный номер, и даже факс. Дополнительно можно обзавестись виртуальным секретарем. Среди недостатков этого типа офиса можно выделить: большое количество разных фирм, зарегистрированных по данному адресу; плохо развитую систему государственного регулирования подобных офисов; хорошую среду для деятельности мошенников.
Если же вы имеете довольно серьезные планы, не стремитесь съэкономить и хотите стабильности, стоит остановить свой выбор на аренде офиса в офисном центре и оформить все документы официально, тогда можно будет спать спокойно, не опасаясь административных штрафов и проверок. В данном случае вы совершенно законно можете зарегистрировать юридический адрес для своей фирмы, установить стационарный телефон или факс, провести Интернет. К тому же можно не беспокоиться за сохранность имущества фирмы, ведь абсолютно все офисные центры оснащены системой видеонаблюдения и сотрудничают с частными охранными предприятиями.
