Служебная записка представляет собой специализированный служебного рода документ, который направлен на передачу определенной информации между системными подразделениями предприятия.
Такая организационная документация, как: служебная записка была создана для того, чтобы, таким образом, осуществлять документирование информационных взаимоотношений между подразделениями, которые находятся внутри компании или предприятия.
Служебная записка служит для осуществления связи на горизонтальном уровне. Она помогает не привлекать внимание вышестоящих должностных лиц. Приведем примеры служебных записок:
1. От ассистента менеджера одного отдела к ассистенту менеджера другого отдела;
2. От главного оператора одного отдела к главному оператору другого отдела;
3. От главного бухгалтера одного структурного подразделения к главному бухгалтеру другого структурного подразделения;
4. От простого рабочего одного отдела к простому рабочему другого отдела;
В основном, в служебной записке содержится информация в виде предложения или просьбы по поводу одного из рабочих вопросов, но также служебная записка может иметь в себе другого рода служебные данные.
Посредством данного типа записок осуществляется регулирование большинства вопросов, которые относятся к таким сферам деятельности компании, как организационная, хозяйственная, информационная и материально-техническая.
На сегодняшний день в ОКУД Российской Федерации записка не представляет собой особый отдельный документ, при помощи которого осуществляется коммуникация некоторых лиц. Чтобы заполнить правильно служебную записку необходимо воспользоваться рекомендациями, соответствующие ГОСТу 6.30-2003 «УСД.УСОРД» — «Требования оформления разного рода документов».
Данный устав способен соблюсти принцип однотипности оформления документации делового характера. Чтобы выстроить последовательность внутреннего движения документации предприятия или компании, то служебная записка в строгом порядке нуждается в персональном регистрационном номере, который устанавливается после ее создания.
Главными составляющими служебной записки на сегодняшний день являются следующие данные:
1. Информация о потенциальном адресате;
2. Регистрационный номер и дата создания служебной записки;
3. Название документа ( в данном случае будет «Служебная записка»);
4. Основной текст должен в обязательном порядке содержать заголовок по теме, который также сможет немного раскрыть тему сообщения;
5. Непосредственно сам текст служебной записки, который будет адресован потенциальному коллеге;
6. Роспись создателя служебной записки, какую должность он или она занимает и название структурного подразделения;
Служебная записка быстро дойдет до адресата определенного структурного подразделения.
